氧化还原

大流行期间的应急计划

发表于2020年4月30日
摩根·多诺万(Morgen Donovan)

这是我们的一部分“大流行期间的应急计划” 系列。查看 第二部分 / 第三部分 / 第四部分.


当COVID-19袭击时,我有幸在家中为一家分布式公司工作。当病毒开始影响我们所知道的生活时,我环顾四周,看到其他公司如何努力过渡到远程劳动力。 

尽管所有的Redoxer都感受到了COVID-19社会变革的突然影响,但是由于我们已经在家中工作,因此在应对即将来临的危机时我们有立足之本。我们迅速开始转移工作重点,以适应很可能成为新常态的事情。这样做的同时,我们也意识到我们想分享我们的经验,因为其他公司肯定正在或将要尝试类似的努力。 

我希望从远程优先的角度来看,本系列文章将对一些面临相同挑战的人有所帮助。重点将是清楚地展示我们的过程和结果,并且在可能的情况下,我和我的合著者将就替代我们某些工具或方法的替代工具或方法提供建议。 

计划意外

随着城市和州开始陷入封锁,世界不得不开始考虑在学校关闭或亲人患病时该怎么办,我们意识到我们没有针对个人工作量制定应急计划的坚实系统。 

如果我出人意料地呆了两个星期,谁来接管我,他们知道该怎么办吗?  我们想知道。以及我们如何利用每个团队的能力需求并观察危机期间的变化情况,以便我们知道应该在哪里集中精力并提供帮助? 

有很多事情要做;我们需要一支军队。因此,在人员运营和运营团队的共同努力下,我们的业务运营总监Dietke Fowler和我 争取每位人力资源招聘人员以及我们的知识经理的帮助,使工作顺利进行。我们将所有计划的工作打包到一个项目中,该项目于3月26日启动并于4月15日结束。 

我们以已经确定的一些目标启动了该项目。我们需要:

通过这些目标,我们构建了一些关键的可交付成果,我们认为这将使我们达到理想的最终状态。在我们完成项目过程中,可交付成果得到了发展,有些交付对象已被其他交付对象吸收或超出了范围,从而产生了一些新需求。这是我们降落的地方:

  1. 发起每周的容量脉冲检查,可以按团队和角色报告。
  2. 创建一个虚拟的服务台,允许氧化还原器发布其需求,所需的样式,并让其他氧化还原器提供其帮助。
  3. 实施单独的应急计划,以识别谁在做什么,该工作的备份以及该工作是否已准备好流程文档。

在这篇文章中,我将讨论我们的第一个可交付成果,为实现该目标所做的工作及其成果。接下来的每个帖子将深入探讨其余可交付成果。

交付品1:定期进行容量脉冲检查

工作

我们希望每个星期一发送一次调查,并且由于他们需要三天的周转时间,因此必须简短,进入门槛低。在考虑工作的内部和外部因素以及认知负担时,我们需要能够按团队过滤结果并生成容量数据。我们使用了Google表格*,并使其保持简单。 

调查的第一部分以5点同意/不同意量表检查压力水平:

  1. 我自己的压力,担忧或一般的认知负担正在影响我完成工作的能力。
  2. 情况 外部 对Redox的照顾,例如照顾孩子或其他家庭需要,对我的工作能力产生了负面影响。 
  3. 情况 内部 对Redox的影响,例如对我的团队的干扰/其他Redoxer的中断正在对我的工作能力产生负面影响。

第二部分要求Redoxers将其当前工作能力(可用性和存在)与COVID-19大流行之前的能力进行比较,范围为0到10(其中0表示“无能力”,而10表示“仍为100%”容量”)。

最后,我们要求Redoxers将当前的时间需求与COVID-19大流行之前的需求进行比较,比例为1到5(其中1表示强烈减少而5表示强烈增加),

我们于3月30日通过电子邮件发送给每个Redoxer进行了首次调查,并在“仅重要”闲暇频道中提供了后续帖子。当天晚上,我们的首席执行官卢克·邦尼(Luke Bonney)在他的视频地址中要求我们所有人完成调查。我们消息传递的关键部分有效地告诉了所有人,这项高度优先的工作需要每个人的参与。

结果输入后,我们将数据输入 Chartio,将Google表单中受访者的电子邮件地址与我们的人力资源信息系统(部门,小组,教练,位置)的人口统计数据相关联。生成的数据集在仪表板上提供了各种图表,这些图表以图形方式和简单语言显示了调查结果。仪表板可以按团队,教练(经理)和响应状态(已响应或未响应)筛选。当我们在Chartio中使用SQL将调查数据与我们的团队目录结合在一起时,您还可以在其他数据可视化工具中使用可视数据集构建器或SQL,甚至在MS Excel或Google表格中甚至使用VLOOKUPS。 

结果

到第一个调查周的星期四,我们已经达到了全公司的89%的参与度,我们对这种参与度感到惊喜。结果也令人惊讶-他们告诉我们,COVID-19对我们产能的平均影响没有我们最初估计的那么剧烈。  

通过Chartio的COVID-19团队能力仪表板,显示了大流行病’随时间推移以及本周的简单句子对我们的能力,工作量和认知负荷的影响。

氧化还原者报告说,氧化还原内部和外部的状况对其工作能力有中等影响,而他们的一般认知负荷又增加了中等程度的影响。从好的方面来看,平均仅需要做更多的工作。在第一周,这些结果令人放心,并为我们提供了一个良好的基准,可以在未来几周和几个月内随着大流行影响的不断发展进行追踪。 

除了公司范围的指标外,我们还创建了可视化效果,用于比较公司各个部门。这使我们可以特别注意受影响最大的部门。

简单的条形图显示了哪些团队在中断,需求和认知负荷方面受到的影响最大。

该计划原本是每周对我们的团队进行调查,但是Redoxers报告说他们已经遇到了一些调查疲劳(在前两周中进行了其他一些调查)。经过深思熟虑,我们决定每两周也将完成这项工作,而我们的CEO再次将此新计划传达给了公司。 

我们非常幸运地让我们的知识经理Jessica孜孜不倦地工作,以使我们每个人都记录我们的知识和工作流程。展望未来,她将审核每两周一次的结果,并与最需要帮助的团队联系,以确定她或其他人是否可以帮助他们实现知识管理目标。 

对于需要超出此范围的帮助的团队,我们创建了一个全新的资源,可以轻松地请求和获得帮助-帮助台,Becky将在本系列的下一篇文章中谈论该服务,敬请期待! 

在我们所有人继续努力应对大多数人一生中从未经历过的挑战的过程中,让我们保持这种相互教育的文化,并继续相互依靠以寻求支持。 


*我们在常规调查平台上选择了此选项 文化功放,因为我们不想过度使用和削弱此功能强大的工具的未来效果。您的组织可能希望使用其他方式来管理测量。